Outlook : créer et changer la signature de mail

Client de messagerie créé en 1997 par Microsoft, Outlook propose deux versions gratuites, en ligne (outlook.com) et incluse dans Windows (ex-Courrier), et une application bureau comprise dans les packs Office de Microsoft. Outlook permet de gérer votre e-mail (recevoir, envoyer, transférer…) créé sur n’importe quelle plateforme (Gmail, Yahoo!, Orange, SFR, etc.). L’application est très bien fournie en fonctionnalités.

Outlook permet, entre autres, de créer, modifier et changer une signature mail très facilement. Ça tombe bien, parce que vous en avez peut-être assez de devoir ajouter « Bien à vous », « Cordialement » suivis de votre nom et de vos coordonnées à chaque fois que vous écrivez un e-mail. Grâce à la signature automatique, plus besoin de répéter ces gestes énergivores et chronophages. Place à l’automatisation avec Outlook !

Dans ce tutoriel très complet, vous découvrirez comment :

1. Accéder au panneau signatures d’Outlook.
2. Déchiffrer le panneau signatures.
3. Créer et ajouter une signature à votre mail.
4. Insérer une image, un logo ou une photo dans votre signature.
5. Changer une signature automatique.

Pour couronner le tout, nous avons fait le tour de la question pour la dernière version d’Outlook 365 ET pour les versions gratuites (app et web) ! Et cerise sur la couronne, nous vous donnons le lien vers des modèles de signatures professionnels.

Ouvrir et découvrir le panneau de signature sur Outlook

Envie de vous plonger corps et âme dans l’élaboration de la signature de vos e-mails sur Outlook ? Commençons tout d’abord par savoir où se trouve le panneau de création des signatures mails, puis découvrons ce panneau pour mieux le comprendre.

via Outlook 365

1. Ouvrez l’application Outlook sur votre ordinateur via le raccourci dans la barre des tâches.
   
   Ou en passant par menu Démarrer, tapez « Outlook » et cliquez sur Outlook Application ou encore sur Ouvrir pour lancer l’application du client de messagerie.
   
2. Cliquez ensuite sur Fichier.
   
3. Entrez dans Options.
   
4. Allez dans l’onglet Courrier et cliquez sur Signatures.
   
5. Le panneau Signature électronique s’ouvre. Vous pouvez :
   
   • Changer le compte de courrier (dans le cas où vous avez connecté plusieurs adresses électroniques à Outlook).
   • Sélectionner la signature à modifier, mais aussi en créer une nouvelle, en supprimer une ou en renommer une (Nouveau, Supprimer, Renommer).
   • Modifier la signature électronique sélectionnée en utilisant les fonctionnalités de l’éditeur (police de caractère, taille de police, mise en gras, etc.) et l’enregistrer.
   • Choisir une signature par défaut (signature automatique) pour les nouveaux messages et les réponses/transferts.

via Outlook (web et app)

1. Allez sur le site outlook.com via votre navigateur préféré. Vous devriez tomber directement sur votre messagerie électronique ouverte à votre compte. En cas d’effacement des cookies ou de connexion depuis un autre PC que le vôtre, faites Se connecter.
   
2. Renseignez votre ID de connexion (e-mail, téléphone ou Skype) et faites Suivant.
   
3. Tapez votre mot de passe et cliquez sur Se connecter.
   
4. Pour accéder à signatures d’Outlook, cliquez maintenant sur la roue dentée ⚙️ (Paramètres) en haut à droite.
   
5. Dans la section Courrier, ouvrez l’onglet Composer et répondre.
   
6. Le panneau Signature électronique s’ouvre. Vous pouvez :
   
   • Créer et modifier des signatures (Nouvelle signature, Sélectionner, Renommer, Supprimer).
   • Utiliser l’éditeur de texte pour rédiger votre nouvelle signature.
   • Sélectionner les signatures par défaut pour les nouveaux messages et les réponses et transferts.

Créer et ajouter une signature automatique sur Outlook

Découvrons maintenant comment créer et ajouter une signature mail gratuitement dans Outlook 365 et Outlook web et app.

via Outlook 365

1. Pour accéder au panneau de signatures, suivez le tutoriel ci-dessus. Dans Signature électronique, cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle signature après avoir sélectionné le compte de courrier concerné.
   
2. Tapez un nom pour votre nouvelle signature et cliquez sur OK.
   
3. Éditez votre signature en choisissant la police d’écriture, la taille de la police et les autres paramètres pour créer une signature selon votre goût. Un petit conseil, soyez simple. La simplicité est souvent plus appréciée.
   
4. Faites ensuite Enregistrer pour sauvegarder votre belle signature.
   
5. Paramétrez maintenant l’apparition de cette signature pour vos nouveaux messages en la sélectionnant. Puis, validez avec OK deux fois.
   
6. Pour vérifier l’affichage automatique de votre nouvelle signature, faites Nouveau courrier et vérifiez. La nouvelle signature devrait paraître.
   
   

via Outlook (web et app)

1. Ouvrez Outlook.com ou l’app gratuite Outlook et accédez au panneau de signatures comme précisé plus haut, puis dans Composer et répondre, cliquez sur Nouvelle signature.
   
2. Nommez la nouvelle signature.
   
3. Rédigez votre signature électronique dans l’éditeur de texte en utilisant à votre guise les fonctionnalités présentes. Vous pouvez par exemple changer la police de caractère, sa taille et sa couleur.
   
4. Faites Enregistrer pour valider votre nouvelle signature.
   
5. Sélectionnez ensuite la signature pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts. Faites de nouveau Enregistrer et fermez les Paramètres.
   
   
6. Pour vérifier que tout est en ordre, cliquez sur Nouveau message.
   
7. Tadam ! La signature est bien visible. Profitez-en pour juger que la signature mail vous plaît ou non.
   

Insérez des images ou photos dans la signature

Comment créer une signature avec logo sur Outlook ? Vous souhaitez insérer une image dans votre signature ? C’est facile !

via Outlook 365

1. Au moment de l’édition de votre signature, cliquez sur Insérer une image (avant-dernier logo à droite du menu d’édition).
   
2. La boîte de dialogue Insérer une image s’ouvre. Allez à l’emplacement de l’image que vous souhaitez insérer, sélectionnez-la et faites Insérer.
   
3. Il y a des chances que l’image ne soit pas aux dimensions que vous souhaitez.
   
   i Note : bug ou pas, chez moi le redimensionnement direct ne fonctionnait pas. Mais il y a une autre solution ! 👇
4. Faites un clic droit sur l’image et allez dans Image.
   
5. Dans la boîte de dialogue Format de l’image, allez dans Taille, vérifiez que les options Conserver les proportions et Proportionnelle à l’image d’origine sont cochées, choisissez la hauteur ou la largeur de l’image, puis faites OK.
   
6. Vérifiez si le résultat vous convient, puis faites Enregistrer.
   
   i Note : pensez à supprimer le texte que remplace l’image.

via Outlook (web et app)

1. Dans Outlook.com allez dans Paramètres > Courrier > Composer et répondre pour retourner à l’édition de votre signature.
   
2. Placez le curseur de saisie à l’endroit où vous souhaitez ajouter une image. Ensuite, cliquez sur Insérer une image, la première icône à gauche dans les fonctionnalités de l’éditeur de signature.
   
3. Allez à l’emplacement de votre image, sélectionnez-la puis faites Ouvrir.
   
4. Pour redimensionner l’image, cliquez sur l’un des coins et tout en maintenant le bouton appuyé déplacez votre souris pour obtenir la taille idéale pour l’image insérée dans votre signature.
   
5. Si l’image insérée sert à remplacer un texte, pensez à le supprimer.
   
6. Pour vérifier votre signature agrémentée d’une image, faites Enregistrer, puis fermez le panneau Paramètres.
   
7. Ensuite, cliquez sur Nouveau message pour vérifier le rendu de votre nouvelle signature !
   

Changer une signature automatique sur Outlook

Il arrive parfois qu’on ait plusieurs casquettes, alors changer la signature rapidement sans bouleverser les paramètres choisis est crucial. Par exemple, je suis rédacteur freelance pour Le Crabe Info, mais j’ai aussi un projet personnel. Alors, quand j’écris à mes collègues du Crabe, je peux utiliser la signature du Crabe et quand les mails concernent mon projet personnel, j’utilise une autre signature.

Voici comment changer de signature dans Outlook 365 ou Outlook web et app.

via Outlook 365

1. Ouvrez votre logiciel Outlook 365 et cliquez sur Nouveau courrier.
   
2. Cliquez sur Une signature (le raccourci placé entre Lien et Ajouter un composant Loop) et choisissez l’autre signature à utiliser pour ce courrier électronique.
   
   i Note : vous pouvez aussi créer une nouvelle signature si besoin en allant dans Signatures.
3. Voilà qu’apparaît l’autre signature que vous avez sélectionnée.
   

via Outlook (web et app)

1. Dans Outlook, cliquez sur Nouveau courrier.
   
2. Cliquez ensuite sur Signature (raccourci placé entre Lien et Importance élevée) et sélectionnez la signature que vous désirez utiliser pour cet e-mail. Vous pouvez aussi en créer une nouvelle si besoin.
   
3. La nouvelle signature apparaît à la fin de votre courrier.
   

Des modèles de signature pros pour Outlook

Vous manquez d’idée pour créer votre propre signature ? Vous voulez être certain de créer une signature pro ? Bonne nouvelle, Microsoft propose plusieurs modèles de signature pour Outlook. Avec un copier-coller, vous pourrez importer une signature sur Outlook en un clin d’œil !

1. Rendez-vous sur la page de galerie de signatures électroniques de Microsoft et cliquez sur Télécharger.
   
   i Note : il s’agit d’un document .docx (Word), vous pouvez donc aussi Personnaliser dans Word directement.
2. Choisissez l’emplacement de téléchargement et faites Enregistrer.
   
3. Ouvrez le document et choisissez le style qui vous plaît le plus. Vous pouvez essayer de faire un mixte de 2 ou 3 modèles pour créer le vôtre !
   
   

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