Outlook : créer une liste de diffusion

Liste de diffusion vs groupe de contacts

Une liste de diffusion, parfois appelée liste de distribution, est une fonctionnalité utilisée dans la gestion des e-mails pour envoyer des messages à plusieurs personnes simultanément.

Dans les anciennes versions d’Outlook de la suite Microsoft Office, le terme employé était « liste de distribution ». Depuis Outlook 2010, la fonctionnalité est appelée « groupe de contacts ». Notez que ces termes sont utilisés de manière interchangeable selon le logiciel utilisé. Et vous verrez que même au sein de Microsoft, les termes changent selon la version d’Outlook. Nous rappelons qu’il y en 3 actuellement :

• Outlook 365 (Office) ;
• Outlook Web (Outlook.com) ;
• Outlook pour Windows (ex-Courrier).

Une liste de diffusion, c’est quoi ?

Voici les éléments clés à comprendre au sujet d’une liste de diffusion :

• Fonctionnement. Vous créez une liste unique contenant plusieurs adresses électroniques. Lorsque vous envoyez un e-mail à cette liste de diffusion, chaque personne inscrite reçoit le message.
• Objectif. Le but principal de cette fonction est de faciliter la communication de masse à un groupe de contacts particuliers. En effet, elle permet d’envoyer en une seule fois un courrier électronique à plusieurs personnes sans devoir les sélectionner une à une à chaque fois.
• Création. Dans Outlook, il est possible de créer une liste de diffusion sous un seul nom facilement identifiable.

Le cas d’Outlook Web

Dans Outlook.com, il est possible de créer indépendamment une « liste de contacts » ou un « groupe ». Quelle est la différence ?

• Liste de contacts est la fonction basique de diffusion de masse. Vous placez dans la liste les contacts à qui vous souhaitez envoyer un e-mail d’un seul bloc, sans avoir à les ajouter manuellement à chaque envoi. Liste de contacts est aussi une méthode d’organisation de vos contacts.
  
• Groupe de contacts est une fonction avancée de distribution. C’est une solution de collaboration très intéressante. Le groupe de contacts d’Outlook Web offre aux contacts concernés un espace dédié aux conversations, aux fichiers partagés, à la planification d’évènements, etc.
  

Pour résumer

• Outlook 365 et Outlook Web proposent deux fonctions différentes portant le même nom de « groupe de contacts ».
• Outlook 365 utilise « groupe de contacts » pour la liste de diffusion simple.
• Outlook Web (Outlook.com) propose deux fonctions différentes : « liste de contacts » (diffusion simple) et « groupe de contacts » avec plus de fonctionnalités.
• Outlook pour Windows (ex-Courrier) bénéficie de « liste de contacts », aussi une liste de diffusion simple.

Créer une liste de diffusion

Pour nous faciliter la tâche (hum, hum !), les trois versions d’Outlook se présentent différemment. Découvrez comment créer une liste de diffusion sur chacune d’elle.

via Outlook 365

Apprenez à créer une liste de diffusion sur Outlook 365 :

1. Ouvrez Outlook 365.
   
2. Allez ensuite dans Contacts.
   
3. Vous arrivez directement à l’onglet Accueil. Au niveau de Nouveau contact, cliquez sur la flèche à côté, puis sur Groupe de contacts.
   
4. Une fenêtre « Groupe de contacts » s’ouvre. Cliquez sur Ajouter des membres puis sur À partir des contacts Outlook pour commencer à constituer votre liste de diffusion.
   
   i Note : vous pouvez bien sûr utiliser À partir du carnet d’adresses. Choisissez selon le lieu de sauvegarde de vos contacts.
5. Faites un double-clic sur chaque contact que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts, puis faites OK quand vous avez terminé. Vous pourrez modifier la liste de diffusion ultérieurement selon vos besoins.
   
6. Nommez maintenant votre groupe de contacts dans l’encart Nom. Pensez à un nom simple qui identifie facilement le groupe. Ici, je mets « Le Crabe Info ».
   
7. Vous pouvez cliquer sur Enregistrer & Fermer pour sauvegarder votre liste de diffusion et fermer cette fenêtre.
   
8. L’expérience utilisateur n’est pas terrible je trouve. On s’attend à trouver le groupe dans un endroit bien visible. En fait, vous pourrez le retrouver dans le carnet de contacts.
   
9. Pour utiliser votre nouvelle liste de diffusion, faites Nouveau courrier. Et, à l’emplacement du destinataire, commencez à taper le nom du groupe de contacts, il apparaîtra. Il suffira de le sélectionner, de rédiger votre mail et de l’envoyer !
   

via Outlook Web

Nous allons voir comment créer une « liste de contacts », qui servira de liste de diffusion, sur la version Web d’Outlook.

1. Ouvrez votre navigateur préféré et allez sur l’application en ligne d’Outlook. Après vous être connecté, cliquez sur People sous calendrier.
   
2. Cliquez maintenant sur la flèche à côté de Nouveau contact et cliquez sur Nouvelle liste de contacts.
   
3. Dans la nouvelle fenêtre, commencez par nommer votre liste de contacts dans Nom de la liste de contacts. Ici, je la nomme « Famille ».
   
4. Ensuite, dans l’encart sous Ajouter des adresses de courrier, vous pouvez entrer une adresse e-mail ou le nom de votre contact. Des suggestions apparaissent, choisissez le bon contact.
   
   i Note : quand vous entrez une adresse inconnue, Outlook vous invite à Ajouter.
5. Continuez à insérer tous les contacts nécessaires dans cette liste de diffusion. Puis, ajoutez une description si vous en avez besoin ou si vous le souhaitez (non obligatoire). Enfin, faites Créer.
   
6. La nouvelle liste de contacts apparaît dans les contacts.
   
7. Pour envoyer un courrier à votre nouvelle liste de diffusion, faites Nouveau courrier, tapez le nom de la liste, sélectionnez-la, éditez votre e-mail et envoyez !
   

via Outlook de Windows (Courrier)

Vous utilisez Outlook de Windows, la version qui remplace l’ancienne appli Courrier ? Voici comment créer une liste de diffusion, appelée « liste de contacts », dans cette version d’Outlook.

1. Ouvrez Outlook pour Windows (qui peut toujours arborer le logo de Courrier).
   
2. Allez dans Contacts.
   
3. Cliquez sur Nouveau contact pour ouvrir le menu et choisissez Nouvelle liste de contacts.
   
4. Une fenêtre « Nouvelle liste de contacts » s’ouvre. Commencez par renseigner le Nom de la liste de contacts. Réfléchissez à un nom facile à retrouver et qui représente bien l’intérêt de cette liste.
   
5. Dans Ajouter des adresses de courrier, vous pouvez au choix taper les noms de vos contacts déjà enregistrés dans votre carnet de contacts, ou renseigner l’adresse électronique d’un nouveau contact. Sélectionnez vos contacts.
   
6. Vous pouvez ajouter une description à votre liste de diffusion (facultatif). Quand vous avez terminé, faites Créer.
   
7. Vous retrouverez vos listes de diffusion dans l’onglet Toutes les listes de contacts.
   

Cacher la liste de diffusion : pourquoi ?

3 façons d’envoyer un e-mail

Vous pouvez envoyer un e-mail à votre liste de diffusion de trois manières différentes :

• Envoyer « À » : cela signifie que tous les destinataires inscrits ici sont d’égale importance. On attend donc une certaine réaction de leur part, comme une réponse par exemple. Les adresses de tout le monde apparaissent chez tous les destinataires.
• Envoyer en « Cc » : autrement dit en « copie carbone », un ancien terme qui aujourd’hui signifie que les destinataires mis en CC ne sont pas les destinataires premiers. Ils sont ajoutés pour « être mis dans la boucle » et ainsi être au courant des échanges effectués. En gros, on n’attend pas de réponse de leur part (même s’ils peuvent le faire). Les adresses apparaissent également.
• Envoyer en « Cci » : c’est la « copie carbone invisible ». Son nom est légèrement trompeur, il s’agit plutôt d’un « envoyer À caché ». Tous les destinataires reçoivent l’e-mail, mais les adresses des autres destinataires restent cachées.

Envoyer en Cci

1. Dans Outlook, après avoir fait Nouveau courrier, allez sur la ligne Cci et tapez le nom de votre liste de diffusion (dont le nom change selon la version du logiciel, voir plus haut) et sélectionnez-la.
   
   i Information : « Cci » n’apparaît pas ? Suivez notre guide pour afficher le CCI pour vos e-mails dans Outlook.
2. Faites le reste comme d’habitude, à commencer par l’objet du courrier, puis son contenu avec ses pièces jointes si nécessaires, etc.
   
3. C’est terminé ? Cliquez sur Envoyer pour l’envoi de votre message.
   

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