Outlook : programmer une réponse automatique

La messagerie électronique Outlook permet de programmer une réponse automatique et c’est rudement pratique ! Cela permet notamment de :

• ☞ prévenir vos correspondants de votre absence en cas de maladie, de voyage d’affaires ou de congés ;
• ☞ avertir de votre date de retour ;
• ☞ assurer une réponse immédiate, même lorsque vous n’êtes pas disponible ;
• ☞ maintenir une communication professionnelle (ne pas recevoir de réponse est souvent insupportable) ;
• ☞ réduire la pression de devoir répondre immédiatement à tous les e-mails, etc.

Hum, génial, n’est-ce pas ? Dans ce tutoriel, apprenez à programmer une réponse automatique sur Outlook, sur ces trois versions (365, Windows, Web).

Activer une réponse automatique dans Outlook

La réponse automatique peut vous permettre de rassurer vos correspondants sur la bonne réception de leurs e-mails. Voici comment programmer une réponse automatique dans Outlook pour tous les mails que vous recevrez.

via Outlook 365

1. Ouvrez votre application Outlook de Microsoft 365 et entrez dans Fichier.
   
2. Vérifiez tout d’abord que vous avez bien sélectionné le bon compte à configurer, puis cliquez sur Réponses automatiques.
   
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
   
4. Composez ensuite le contenu de votre message qui sera envoyé automatiquement à tous ceux qui vous adresseront un courriel. Faites alors OK.
   

via Outlook Windows

1. Ouvrez l’application Outlook Windows (ex-Courrier) et cliquez sur la roue dentée ⚙ des Paramètres de la messagerie.
   
2. Restez dans l’onglet Accounts et cliquez sur Réponses automatiques.
   
3. Sélectionnez le compte de messagerie outlook.com. Ici, il s’agit de nicolas.*@outlook.fr.
   
4. Cliquez maintenant sur Activer les réponses automatiques.
   
5. Rédigez ensuite le contenu de votre réponse automatique. Et faites Enregistrer.
   

i Note : il vous est possible de cocher l’option Envoyer des réponses uniquement à mes contacts.

via Outlook.com

1. Dans votre navigateur internet préféré, allez dans votre messagerie électronique Outlook en ligne et cliquez sur ⚙ pour entrer dans les Paramètres.
   
2. Dans l’onglet Courrier, allez dans Réponses automatiques et cochez Activer les réponses automatiques.
   
3. Écrivez votre message servant de réponse automatique et faites Enregistrer pour valider.
   

Programmer une réponse automatique dans Outlook

Une fois la fonction « Réponses automatiques » activée, il est possible de définir (programmer) quand votre réponse automatique doit être envoyée. Cette programmation devient très utile lorsque vous souhaitez qu’un message soit automatiquement envoyé alors que vous êtes en déplacement ou en congé.

via Outlook 365

1. Allez dans Outlook 365 et cliquez sur Fichier.
   
2. Sélectionnez si besoin le compte pour lequel vous souhaitez programmer une réponse automatique. (Pour rappel, seuls les comptes des messageries Microsoft, Hotmail, Outlook, MSN, Exchange sont compatibles.) Cliquez ensuite sur Réponses automatiques.
   
3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
   
4. Cochez Envoyer uniquement pendant ce laps de temps et déterminez l’Heure de début et l’Heure de fin (dates et heures). J’opte pour la période du 26/07 à 18 heures au 05/08 à 8 heures, car je serais (vraiment 😅) en congé.
   
5. Composez le message de votre réponse automatique. Soyez concis et précis. Puis faites OK pour valider la programmation de la réponse automatique.
   

Via Outlook Windows

1. Ouvrez l’application Outlook pour Windows (ex-Courrier) et cliquez sur ⚙ pour entrer dans les Paramètres d’Outlook
   .
2. Allez sur Comptes et entrez dans Réponses automatiques.
   
3. Au besoin, sélectionnez le compte de messagerie compatible avec la fonctionnalité. Ici, je sélectionne mon compte Outlook.fr.
   
4. Faites maintenant Activer les réponses automatiques.
   
5. Cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée.
   
6. Déterminez maintenant l’Heure de début et l’Heure de fin. Je choisis la période du 26/07 à 18 heures au 05/08 à 8 heures. Vous pouvez cocher les options suivantes :
   • Bloquer mon calendrier pour cette période.
   • Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des évènements prévus pendant cette période.
   • Refuser et annuler mes réunions pendant cette période.

   

7. Vous pouvez maintenant passer à la rédaction de votre réponse automatique programmée. Je vous conseille d’écrire un texte simple et clair. Faites ensuite Enregistrer.
   

via Outlook.com

1. Rendez-vous sur le site Outlook.com, connectez-vous et entrez dans les Paramètres ⚙.
   
2. Dans Courrier, accédez à Réponses automatiques.
   
3. Faites Activer les réponses automatiques.
   
4. Cochez maintenant Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée.
   
5. Choisissez maintenant la date et l’Heure de début, puis la date et l’Heure de fin. J’opte pour la période du 26/07 à 18 heures au 05/08 à 8 heures. J’en profite carrément pour cocher :
   • Bloquer mon calendrier pour cette période.
   • Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des évènements prévus pendant cette période.
   • Refuser et annuler mes réunions pendant cette période.

   

6. Composez votre message (pensez à rester succinct) et faites Enregistrer. C’est terminé !
   

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