De plus en plus de messageries électroniques proposent la fonction « Annuler l’envoi ». Elle permet de stopper l’envoi d’un e-mail afin de le modifier ou carrément de le supprimer. Pratique, car une fraction de seconde après avoir appuyé sur « Envoyer », il arrive parfois que de nombreuses choses se passent dans notre cerveau :
- ☞ « ah, mais il fallait aussi dire… » ;
- ☞ « je me suis gouré de destinataire ! » ;
- ☞ « mince, les CC ! » ;
- ☞ « houlala, je devais l’enlever des destinataires ! » ;
- ☞ « mais il y a deux ‘n’ à… ! », etc.
Pour sauver la vie de ses clients (oui, oui, c’est parfois une question de vie ou de mort 😅), Microsoft a intégré la fonction « Annuler l’envoi » dans son service Outlook. Enfin, dans certaines versions de son service de messagerie.
Je fais le point sur l’essentiel à savoir sur cette option, vous indique comment activer et utiliser « Annuler l’envoi » sur Outlook et vous donne des parades pour Outlook 365.
« Annuler l’envoi » d’un e-mail, c’est quoi ?
Tout d’abord, il faut distinguer :
- Annuler l’envoi, qui consiste à stopper l’envoi d’un e-mail. Le courrier n’est donc pas encore envoyé, un laps de temps est accordé à l’utilisateur pour annuler l’envoi avant le départ réel du mail.
- Rappeler un e-mail, une fonction qui intervient après l’envoi effectif du courrier et qui permet de supprimer un e-mail à distance pour le remplacer (ou pas) par un nouveau courrier.
Ces options sont des fonctionnalités précieuses d’Outlook. Elles offrent une seconde chance d’éviter les erreurs ou de modifier un message avant qu’il ne soit lu par le destinataire.
Voici les règles et exceptions de la fonction « Annuler l’envoi ». 👇
Temps limité
La période pendant laquelle vous pouvez annuler l’envoi d’un e-mail est limitée. Par exemple, Outlook.com et Outlook de Windows (ex-Courrier) prévoient par défaut une possibilité d’annulation d’envoi durant 5 secondes. Ce délai peut être de 10 secondes maximum.
Cela peut paraître court, mais en réalité c’est souvent bien suffisant pour revenir en arrière et modifier son courrier électronique.
Sur quelles versions d’Outlook ?
La fonction « annuler l’envoi » est disponible uniquement sur la version Web (Outlook.com) et la nouvelle version Windows (ex-Courrier). Outlook de Microsoft 365 (classique) et les anciennes versions (Outlook 2013, Outlook 2010…) ne proposent pas cette fonctionnalité.
La fonction « rappeler un e-mail » n’est disponible que sur Outlook dans sa version bureau classique, donc Microsoft Outlook 365 pour la dernière version en court.
Activer « annuler l’envoi » dans Outlook Web et Windows
Par défaut, le laps de temps accordé pour annuler l’envoi d’un e-mail est de 5 secondes, mais il est possible de le modifier. Voici comment désactiver ou activer « annuler l’envoi » dans Outlook et comment modifier le temps d’attente.
- Ouvrez Outlook.com ou Outlook de Windows. Cliquez sur la roue dentée ⚙ des Paramètres.
- Allez dans l’onglet Courrier puis cliquez sur Composer et répondre.
- Faites défiler la partie de droite jusqu’à arriver à Annuler l’envoi.
- Pour désactiver, placez le curseur sur 0 pour désactiver « Annuler l’envoi » et faites Enregistrer pour valider la modification.
- Pour activer ou modifier durée. Placez le curseur sur 5 ou 10 (secondes) pour activer ou modifier la durée d’attente permettant d’annuler l’envoi d’un e-mail. Puis faites Enregistrer pour confirmer la modification.
- Fermez ensuite la fenêtre des Paramètres d’Outlook.
- Maintenant, à chaque envoi de courrier, un message Envoi en cours… s’affiche en bas de l’écran. Cliquez sur Annuler pour stopper l’envoi de votre e-mail.
i Note : l’e-mail restera dans les brouillons et vous pourrez le modifier ou le supprimer.
« Annuler l’envoi » sur Outlook 365 : nos parades
La fonction « Annuler l’envoi » n’existe pas dans Outlook 365. Mais il existe deux parades :
- passer à « nouveau Outlook » ;
- créer une règle de retard d’envoi.
Essayer nouveau Outlook
Bien que les applications Microsoft 365 (anciennement appelé Office 365) se mettent à jour régulièrement, Outlook 365 garde son ancien style. Pour passer à la version « moderne », vous devez activer le bouton Essayez le nouveau Outlook.
Cela ne prend que quelques secondes. Puis, Outlook 365 et Courrier de Windows (Outlook de Windows) fusionnent pour proposer la nouvelle interface de ce dernier.
Créer une règle de retard d’envoi
Cette règle permet de retarder l’envoi d’un e-mail après avoir cliqué sur Envoyer. Cela vous permet d’avoir un laps de temps avant d’annuler l’envoi du mail afin de le modifier par exemple. En fait, il s’agit du même principe que pour la fonction « Annuler l’envoi » des autres versions d’Outlook qui retarde l’envoi du mail afin de vous laisser le temps d’annuler.
- Ouvrez Outlook 365 sur votre PC et allez dans Fichier.
- Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
- Entrez dans Nouvelle règle pour en créer une.
- Allez dans la section Démarrer à partir d’une règle vierge et sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j’envoie. Faites ensuite Suivant.
- Il vous est demandé de sélectionner une ou des conditions à appliquer à la règle. Nous n’en avons besoin d’aucunes dans le cas présent. Ne sélectionnez rien et cliquez directement sur Suivant.
- Outlook vous demande de valider d’appliquer la règle à chaque e-mail envoyé. Faites Oui.
- Maintenant, vous pouvez opter pour Différer la remise de un nombre de minutes afin de retarder l’envoi de tous les e-mails. Puis, étape 2, cliquer sur Un nombre de afin de choisir la durée du retardement.
- Choisissez la durée du différé de livraison de l’e-mail, entre 1 minute et 120 minutes. Faites OK.
- La règle permettant de retarder l’envoi de vos courriers électroniques sur Outlook est définie. Faites Terminer pour valider. (Vous pouvez affiner la règle en faisant Suivant et en ajoutant des exceptions.) Fermez la boîte de dialogue de gestion des règles et envoyez vos e-mails !
« Rappeler ce message » : l’option qui sauve
Votre e-mail est parti avant de vous rendre compte de votre erreur ou de votre oubli ? Pas de panique, Outlook 365 propose une solution permettant de rappeler un e-mail déjà envoyé afin de le modifier ou de le supprimer ! Avant de savoir comment utiliser « Rappeler ce message » dans Outlook, découvrez son fonctionnement.
Fonctionnement
Disponibilité :
- La fonction « Rappeler ce message » est disponible uniquement sur Microsoft Exchange et Microsoft 365.
- Seuls les comptes Microsoft Exchange et Microsoft 365 peuvent faire un rappel de message. Les autres comptes POP3, IMAP ou autres fournisseurs tels que Gmail ou Yahoo ne sont pas compatibles.
Conditions :
- Le message que vous souhaitez rappeler doit être non lu par le destinataire.
- Le destinataire doit utiliser Outlook et être connecté au même serveur Exchange que vous.
- Ne fonctionne pas si le destinataire a déplacé le message de sa boîte de réception vers un autre dossier.
Limitations :
- Lecteur différent. Si le destinataire utilise une application de messagerie autre qu’Outlook, la fonction de rappel échouera.
- Déplacement des messages. Si le destinataire a configuré des règles de messagerie ou a déplacé le message, le rappel peut échouer.
- Timing. Plus le temps s’écoule après l’envoi initial du message, moins il est probable que le rappel réussisse.
Expérience personnelle
On retrouve ces informations un peu partout, mais ayant testé cette fonction, voici ce qu’il en ressort.
J’ai utilisé « Rappeler ce message » depuis Outlook 365 via un compte de messagerie Outlook pour un envoi vers une adresse Gmail. Après visite de la boîte de réception Gmail, on constate l’arrivée du mail d’origine (qui reste là malgré le rappel), puis du message énonçant le rappel du courrier.
Utiliser « Rappeler ce message »
- Allez dans Outlook 365 et cliquez sur Éléments envoyés.
- Faites un double-clic sur le courrier à rappeler afin de l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre isolée.
- Si vous utilisez le nouveau ruban, il faudra passer au ruban classique d’abord. Cliquez sur la flèche vers le bas au bout à droite de la fenêtre au niveau du ruban et choisissez Ruban classique.
- Repérez la section Déplacer, cliquez sur le bouton placé sous le logo OneNote et choisissez Rappeler ce message.
- Maintenant, vous avez le choix entre :
- Supprimer les copies non lues de ce message
- Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message
Sélectionnez l’option correspondant à vos souhaits et faites OK.
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