La messagerie électronique permet de configurer un message d’absence envoyé automatiquement à ceux qui vous adressent un e-mail. C’est le meilleur moyen d’inviter vos interlocuteurs à la patience. En effet, sans cette réponse automatique :
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- ☞ Les expéditeurs d’e-mails peuvent s’impatienter.
- ☞ Vous donnez l’impression de ne pas considérer les mails que vous recevez.
- ☞ Votre image de professionnel à l’écoute s’érode.
Dans ce tutoriel, nous vous indiquons comment configurer un message d’absence sur Outlook. Le meilleur outil pour cela est la fonction « Réponses automatiques » de la messagerie électronique de Microsoft ; à condition d’avoir un compte de messagerie Microsoft. Alors, nous vous montrons aussi comment faire avec n’importe quel compte e-mail grâce à Outlook 365 ! Puis, pour vous aider davantage, nous vous proposons des astuces pour formuler un message d’absence comme un pro.
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Message d’absence : configurer Réponses automatiques d’Outlook
Outlook 365 propose la fonctionnalité « Réponses automatiques », en cas d’absence de bureau, pour les comptes : Microsoft Exchance, Office 365 et Outlook.com. Cette fonction est très pratique et plutôt facile à mettre en place pour configurer un message d’absence.
via Outlook 365
- Ouvrez tout d’abord Outlook 365.
- Allez dans Fichier.
- Dans l’onglet Informations, cliquez sur Réponses automatiques.
- À la première ouverture de la fonctionnalité, quelques secondes sont peut-être nécessaires. Maintenant, cochez Envoyer des réponses automatiques.
- Vous pouvez maintenant rédiger votre réponse automatique et valider par OK.
! Attention : configurée ainsi, la réponse automatique n’est pas nécessairement un message d’absence puisqu’elle est envoyée pour chaque courrier électronique reçu ! - Pour programmer une réponse automatique uniquement lorsque vous êtes absent de votre poste, vous devez cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps puis configurer la période d’envoi.
- Choisissez maintenant la date et l’heure de début, puis la date et l’heure de fin de la période d’envoi de votre réponse automatique pour notifier votre absence au bureau.
- Formulez votre message d’absence et validez par OK.
i Information: sur Outlook 365, la fonction Réponses automatiques propose également des règles pour personnaliser davantage les réponses automatiques :
- réponses basées sur le contenu du message grâce à des mots clés ;
- gestion des pièces jointes ;
- redirection des messages, etc.
via Outlook pour Windows
- Ouvrez le menu Démarrer et cliquez sur Outlook pour Windows (ou l’enveloppe de Courrier).
- Allez sur l’onglet Afficher et cliquez sur Paramètres d’affichage.
- Rendez-vous dans Comptes, puis dans Réponses automatiques.
- Comme précisé, les réponses automatiques ne sont pas prises en charge pour les comptes autre que Microsoft Exchance, Office 365 et Outlook.com. Vous devez sélectionner le compte adéquat pour configurer cette fonction.
i Note : l’onglet Réponses automatiques ne s’affiche pas si aucun compte compatible n’est connecté à votre messagerie Outlook pour Windows. - Maintenant, faites Activer les réponses automatiques.
- Pour un message envoyé automatiquement à chaque e-mail reçu, vous pouvez composer votre message dans l’encart produit à cet effet et valider par Enregistrer.
- Pour un message automatique à envoyer à un moment précis, cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée.
- Définissez maintenant la date et l’heure de début, et la date et l’heure de fin de la période pour l’envoi du message automatique.
- Rédiger votre message d’absence, puis faites Enregistrer pour valider.
i Information : d’autres options sont possibles avec la fonctionnalité Réponses automatiques :
- Bloquer mon calendrier pour cette période ;
- Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des évènements prévus pendant cette période.
- Refuser et annuler mes réunions pendant cette période.
Il vous est aussi possible d’envoyer des réponses automatiques uniquement à vos contacts.
via Outlook Web
- Rendez-vous sur la version en ligne d’Outlook : Outlook.com. Connectez-vous si nécessaire.
- Cliquez sur l’onglet Afficher puis sur Paramètres d’affichage.
- Dans Courrier, ouvrez l’onglet Réponses automatiques.
- Faites Activer les réponses automatiques.
- Pour un envoi permanent d’une réponse automatique, rédigez votre message et validez avec Enregistrer.
- Pour un envoi dans un laps de temps choisi, cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée.
- Définissez la date et l’heure de début, puis la date et l’heure de fin de période.
- Adaptez ensuite le contenu de votre message, puis faites Enregistrer pour valider.
i Information : la fonctionnalité Réponses automatiques offre d’autres options :
- Bloquer mon calendrier pour cette période ;
- Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des évènements prévus pendant cette période.
- Refuser et annuler mes réunions pendant cette période.
Vous pouvez aussi envoyer des réponses automatiques uniquement à vos contacts.
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« Règle » : créer un message d’absence dans Outlook 365
La fonction « Réponses automatiques » n’est pas ouverte à tous les comptes de messagerie, loin de là. Même Gmail, le compte de messagerie le plus utilisé après celui d’Apple, n’est pas compatible. Vous devrez alors utiliser la fonction « Règles » pour programmer un message automatique d’absence sur Outlook.
Étape 1 : créer un modèle OFT
Pour pouvoir envoyer un message automatique d’absence sur Outlook 365, vous devrez tout d’abord créer un modèle d’absence du bureau.
- Dans Outlook 365, cliquez sur Nouveau courrier.
- Précisez l’objet de votre e-mail, puis composez votre message d’absence. Pensez à ajouter votre signature.
- Cliquez maintenant sur Fichier.
- Faites Enregistrer sous.
- Cliquez sur Format de message Unicode Outlook pour sélectionner Modèle Outlook (*.oft).
- Choisissez l’emplacement pour sauvegarder le modèle. Par défaut, l’emplacement est Utilisateurs\nom_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Faites maintenant Enregistrer.
Étape 2 : créer une règle
Ensuite, vous aurez à créer une règle d’absence du bureau.
- Sur la page d’accueil d’Outlook, rendez-vous dans Fichier.
- Allez dans Gérer les règles et les alertes.
- Depuis l’onglet Règles du courrier, entrez dans Nouvelle règle.
- Sélectionnez la ligne Appliquer la règle aux messages que je reçois sous la catégorie Démarrer à partir d’une règle vierge. Et faites Suivant.
- Maintenant, vous pouvez déterminer les e-mails auxquels vous souhaitez répondre de manière automatique. Regardez bien, il y a de nombreuses options pouvant se révéler très intéressantes. Pour répondre automatiquement à tous les e-mails reçus, laissez comme c’est, et cliquez sur Suivant.
- Validez le message Cette règle sera appliquée à chaque message que vous avez reçu. Est-ce correct ? en appuyant sur Oui.
- À la question « Que voulez-vous faire de ce message ? », cochez Répondre en utilisant un modèle spécifique.
- Dans la section Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur un modèle spécifique.
- Dans la boîte de dialogue « Sélectionner un modèle de réponse », cliquez sur la flèche et sélectionnez Modèles dans le fichier système.
- Choisissez le modèle que vous avez créé et faites Ouvrir.
- Ensuite, faites Suivant.
- Vous avez maintenant la possibilité de préciser des exceptions. Il y a là aussi des options se révélant très utiles selon vos besoins. Validez en faisant Suivant.
- Vous pouvez nommer votre règle pour la retrouver plus facilement le jour où vous aimeriez à nouveau l’utiliser. Je vais nommer la mienne « Message d’absence ». Vérifiez qu’Activer cette règle est bien coché. Validez le tout en cliquant sur Terminer.
- Faites maintenant Appliquer puis OK pour activer la règle de votre message d’absence.
! Attention : cette dernière manœuvre est importante, sinon votre règle ne sera pas sauvegardée ni appliquée !
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Comment formuler un message d’absence ?
Le message d’absence, c’est la réponse automatique qu’Outlook envoie aux expéditeurs des courriers électroniques que vous recevez. En somme, il vous remplace quand vous n’êtes pas là. Il est donc impératif de rédiger un message d’absence adapté à vos interlocuteurs. Si vous en avez besoin dans le cadre de votre travail, il doit être professionnel, précis et courtois.
Éléments à inclure
- Objet. L’objet du message est crucial, car il permet de cerner directement ce que contient votre message automatique. Vous pouvez par exemple écrire « Absent du bureau » en indiquant une date de retour par exemple.
- Dates d’absence. Vous devez indiquer clairement la période de votre absence. Les personnes qui vous ont écrit sauront alors à partir de quand elles peuvent s’attendre à une réponse de votre part.
- Redirection pour les requêtes urgentes. J’ai tendance à dire que les urgences, c’est à l’hôpital. Mais, il arrive que des demandes soient vraiment prioritaires et qu’elles ne doivent pas être mises en attente. Si votre métier ou votre poste répond parfois à ce genre d’impératif, pensez à mentionner le nom et l’adresse e-mail de votre remplaçant.
- Raison de l’absence. C’est une option, mais vous pouvez si vous le souhaitez préciser la raison de votre absence : congés, déplacement professionnel, etc. Selon la raison, vous êtes plus ou moins susceptible de pouvoir vous rendre disponible.
- Remerciements et ton. Remerciez l’expéditeur de la patience dont il fait preuve pour votre retour. Utilisez aussi un ton cordial.
Exemple
Objet : Absence du retour, retour le [date de retour] Bonjour, Je ne suis actuellement pas disponible jusqu’au [date de retour]. Je prendrais le temps de vous répondre si nécessaire, dès que possible à mon retour. Pour toute question urgente, veuillez contacter [nom du collègue] à [email]. Je vous remercie pour votre compréhension. Cordialement, [signature]
Conseils supplémentaires
- Soyez bref et précis. Aller droit au but, contentez-vous des informations principales citées plus haut.
- Mettez à jour votre message. En cas d’allongement de votre absence ou indisponibilité, pensez à actualiser les dates et les informations de contact au besoin.
- Confidentialité et sécurité. Évitez de fournir trop de détails personnels ou sensibles pouvant compromettre votre sécurité ou celle de votre entreprise.
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